Gastos Administrativos


Me han hecho saber de muchísimas formas de dividir o llamar a los gastos, por ejemplo, gastos y costos; costos y costes; gastos y costes; costos variables y costos fijos; gastos estructurales y no estructurales, gasto corriente y por proyectos. Es decir, confusión tras confusión y una filosofía tras otra, lo cual respeto, pero para fines de Control de Gastos y especificamente reducción de gastos administrativos, no comparto. Pero lo que todos saben y nadie lo dice, no se por qué, es que el gasto es simplemente lo que sale de tu bolsillo, y dejar de gastar es con lo que te quedaste, así de simple.

Obviamente las personas en la empresa no son expertas en todo, es por esto que las funciones están distribuidas por áreas de especialización. Comencemos por la gran definición que hizo nuestro amigo Michael Portter hace algunos años (más de algunos años), Funciones Administrativas y Funciones de Giro de Negocio, es decir, Areas de Soporte y Areas Orientadas a la generación de dinero. Sin dinero no hay empresa.

Bueno, en este artículo voy a explicar cómo se divide el Gasto Administrativo, que justamente es el utilizado por las Areas de Soporte o aquellas con funciones administrativas.



Para comenzar voy  dividir las áreas de soporte en 6 grupos:

  • Logística
  • Marketing
  • Recursos Humanos
  • Comunicaciones
  • Tecnología
  • Administración General

El objetivo con esta división es tener una visión muy clara de quién es el que gasta el dinero en la empresa y poder tener un verdadero Control de Gastos desde la raíz. Es obligación del Vice-Presidente, Director, Gerente, Jefe o como quieran llamarle, de esa área, responder por los gastos realizados en el período que se esté analizando:

  • que cumpla con el Presupuesto,
  • que explique en detalle el motivo de las desviaciones hacia arriba o hacia abajo,
  • y que presente ideas para dejar de gastar.

Obviamente las áreas de soporte pueden estar unidas, fusionadas, o divididas en más áreas, pero basicamente son estas. Ojo no estamos hablando de áreas de giro de negocio como Producción, Servicio al cliente o Gerencia Comercial y todas las divisiones que pueda tener. Estamos hablando exclusivamente de Áreas de Soporte al Negocio.

Adicional a estas 6 divisiones, también existen subdivisiones, que gracias a la Contabilidad, nuestro Control de Gastos puede hacerse de una forma más ordenada y simplemente siguiendo las partidas contables. De esta forma tenemos:

  • Logística
    • Agua
    • Aire Acondicionado
    • Alquiler de Fotocopiadoras
    • Alquileres
    • Cafetería
    • Combustible
    • Diarios y Suscripciones
    • Energía Eléctrica
    • Imprenta. Comercial y Administrativa
    • Mantenimiento de Vehículos. Preventivo y Correctivo
    • Mantenimiento de Muebles y Equipo
    • Mantenimiento de Oficina
    • Mantenimiento de Fotocopiadoras
    • Mantenimiento de Inmuebles
    • Estacionamientos
    • Servicio de Correspondencia Masiva, Local, Nacional y Extranjero
    • Servicio de Archivo
    • Servicio de Impresión y Fotocopia
    • Servicio de Limpieza
    • Servicio de Vigilancia
    • Tarjetas Plásticas (para empresas que las emiten)
    • Traslados
    • Útiles de Aseo
    • Útiles de Escritorio
  • Marketing
    • Auspicios Institucionales
    • Auspicios Fidelización
    • Auspicios Eventos
    • Avisos y Publicaciones
    • Eventos
    • Fidelización
    • Imagen Institucional
    • Imagen por Producto
    • Investigación de Mercado
    • Marketing Directo
    • Material POP
    • Merchandising Fidelización, Institucional, Productos
    • Proyectos Especiales
    • Publicidad Fidelización, Institucional, Productos
  • Recursos Humanos (No incluye sueldos ni gastos de planilla)
    • Atenciones al Personal
    • Botiquín
    • Capacitación y Entrenamiento. Centralizada y Descentralizada
    • Celebraciones para el Personal
    • Movilidad
    • Movilidad Trabajos Extraordinarios
    • Refrigerios. Comunes, Gerenciales y Trabajos Extraordinarios
    • Uniformes
  • Comunicaciones
    • Mantenimiento de Equipos de Comunicaciones
    • Transmisión de Datos
    • Telefonía Móvil
    • Telefonía Fija
  • Tecnología
    • Alquiler de Equipos de Cómputo
    • Alquiler de Software
    • Cableado
    • Mantenimiento de Equipos de Cómputo
    • Mantenimiento de Software
  • Administración General
    • Contribución a Gobiernos Locales
    • Cotizaciones
    • Donaciones Institucionales
    • Gastos Bancarios
    • Gastos de Representación
    • Gastos de Viaje (nacional y al extranjero)
    • Gastos Judiciales
    • Gastos Notariales y de Registro
    • Honorarios Profesionales
    • Licitaciones
    • Movilidad sin Comprobante de Pago
    • Movilidad con Comprobante de Pago
    • Relaciones Públicas
    • Seguros
    • Servicio de Cobranza
    • Viáticos de Viaje (nacional y al extranjero)
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Ahora, gracias a la contabilidad, con esta distribución ya sabemos que funciones cumple cada área administrativa, pero los niveles jerárquicos internamente ya dependen de la cabeza de cada División.

De esta forma, a cada área Administrativa la llamaremos Línea de Gasto, es decir trabajaremos con 6 líneas de gasto y repito, cada empresa es libre de crear o dividir las líneas de gasto que desee.

Con esta división nos podemos hacer 3 preguntas:

  1. ¿Es lo mismo realizar un Control de Gastos de cuentas que involucran directamente a las áreas de Giro de Negocio que a cuentas que no las involucran tan directamente?
  2. ¿Quién es el responsable del Control de Gastos de las Líneas de Gasto? y ¿de las cuentas de gastos (subdivisiones)?
  3. ¿Quién controla todo esto?

Respondiendo.

  1. No es lo mismo. Por eso, vamos a crear un par de Categorías para dividir las Cuentas de Gasto en cada Línea de Gasto:
    • Cuentas Gestionables
    • Cuentas No Gestionables

Cuentas Gestionables

Son todas aquellas cuentas en las que las áreas de Giro de Negocio y las áreas de Soporte tienen juntas acción y responsabilidad directa sobre el gasto que se realice en esa cuenta.

 Gastos de Representación     Gastos Administrativos

Así por ejemplo, la cuenta Gastos de Representación, pertenece a la Línea de Gasto Administración General, pero para vender, los colaboradores de las áreas comerciales necesitan hacer reuniones con clientes, invitarlos a comer, a jugar Golf, etc., generando un gasto que se ingresa a la cuenta Gastos de Representación y al Centro de Costo, por ejemplo, Comercial Grandes Clientes. Entonces, es responsabilidad del Gestor de la Línea de Gasto Administración General mantener alerta al gastador y decirle que cuide su presupuesto; y es responsabilidad de los colaboradores del área Comercial Grandes Clientes, que gasten menos, es decir, que encuentren Ideas para dejar de Gastar, por ejemplo, en lugar de invitar a cenar a un cliente, dónde solo la botella de vino ya es carísima, se le puede invitar a desayunar, lo cual puede significar un ahorro de quizás hasta un 80% de lo que costaría una cena. Ese ahorro logrado se debe hacer público y así fomentar el ahorro (valga la redundancia) y la creatividad para dejar de gastar en la compañía. De esta forma logramos trabajar en equipo, el Gestor de la Línea de Gasto, queda contento y logra un buen bono, y los miembros del Centro de Costo a quien se les asignó cierto presupuesto para Gastos de Representación, podrán tener más reuniones con clientes ya que todavía hay dinero presupuestado.

Las Cuentas Gestionables más comunes son: ver cuentas.

Cuentas No Gestionables

Son todas aquellas cuentas en las que solamente el Gestor de Línea de Gasto tiene acción y responsabilidad directa, lo cual significa que las áreas de Giro de Negocio, vendan o no vendan, produzcan o no produzcan, No tienen ninguna responsabilidad sobre este gasto.

Gasto No Gestionable - Vigilancia

De esta forma tenemos, que en el caso de Vigilancia, cuenta que pertenece a la Línea de Gasto Logística, las área de Giro de Negocio no tienen ninguna relación ni responsabilidad sobre este gasto quedando pues como único responsable el Gestor de la Línea de Gasto Logística.

Summary
Intervención del Gasto: Presupuestos, Reducción y Control de Gastos
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Service Type
Intervención del Gasto: Presupuestos, Reducción y Control de Gastos
Provider Name
Miguel Angel Stucchi berta,
72 Silvermere Road,London-SE6 4QS,
Telephone No.+447846355718
Area
Unión Europea y Latinoamérica
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Asesoría en Intervención del Gasto para empresas grandes, medianas o pequenas: Presupuesto de gastos, Control de Gastos Administrativos y Giros de Negocio, Reducción de Gastos mediante Ideas para dejar de Gastar.
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