Ahorro en Fotocopias e Impresiones Masivas

Gasto Gestionable de la Cuenta Impresión y Fotocopia

Este ahorro no refiere a poner cuotas a cada persona para que tengan un límite mensual, ya que siempre se puede solicitar más cuota y el supuesto control no es necesariamente lo que esperábamos.

Esta idea refiere a lo siguiente: Impresiones y/o fotocopias masivas.

Para comenzar debemos partir de la premisa que hoy en día una de las mejores maneras de ahorrar dinero en impresión y fotocopia es “tercerizando” este servicio. En el mercado existe un sinfín de empresas que lo ofrecen, entre ellas están Xerox, Epson, HP, Canon, entre otras. Y la forma de cobrar es por cantidad de impresiones o fotocopias realizadas, alguna de ellas diferencias el precio dando un costo por fotocopia y otro a impresión, y si es impresión o fotocopia a color el precio es mucho más caro.



Pero existen áreas que mensualmente tienen que imprimir grandes cantidades de documentos, como el área de cobranzas cuando envía avisos a todos los deudores, o el área de facturación, o el área de contabilidad cuando emiten sus reportes de cierre de mes.

Para esto lo recomendable es seguir lo siguientes pasos:

1.- Dentro del área de Control de Gastos, se deberá nombrar a un responsable del proyecto.

2.- Identifique la cantidad de páginas promedio que se imprimen cada mes en forma masiva. Para esto el responsable del proyecto deberá conocer bien la compañía y saber qué áreas son las que realizan este tipo de impresiones.

3.- Luego de tener claro el número promedio por área y total, es momento de negociar con alguna de estas empresas especialistas.

4.- La instalación de la máquina de impresión y fotocopiado masivo puede ser “in house” o en las instalaciones del proveedor, yo recomendaría que sea “in house”, de esta forma la empresa tiene el pleno control de qué se imprime, cuándo y cuánto.



Un ejemplo al respecto refiere a un trabajo que realicé hace algún tiempo con una empresa de seguros donde identificamos que las áreas de cobranzas, con sus cartas a deudores, Recursos Humanos, con sus Boletas de pago y el área de Contabilidad con sus libros de cierre de mes, juntos emitían más de 38,500 impresiones al mes, pero cada área lo hacía en forma independiente con las impresoras comunes instaladas en sus respectivas áreas, haciendo que el costo total por impresión y fotocopia no sea el más eficiente, ya que el costo unitario por impresión era el costo general negociado para toda la compañía que incluía áreas que realizaban menos de 50 impresiones al mes. Lo que se hizo fue renegociar con la empresa proveedora un costo unitario por impresión masiva donde se les aseguraba un mínimo de impresiones de 35,000 impresiones al mes. El nuevo precio fue exactamente el 50% del precio anterior, es decir un ahorro del 50% por cierto, solo por haber ordenado la casa y renegociado con el proveedor.

Todo esto no solo trajo consigo un ahorro económico en estas 3 áreas sino que además al ser esta nueva máquina impresora especial para producción masiva, se redujo el tiempo de impresión a 1/3 del tiempo que tomaba anteriormente. Además posteriormente se unieron las áreas de giro de negocio de la empresa (recordemos que la orientación inicial era solo áreas administrativas) las cuales tenían otro tipo de acuerdos de impresión independientes, pero nunca lo habían hecho a este nivel tan grande.

Summary
Control de Gastos: Organización, Presupuesto, Fiscalización, Reducción y Directivas.
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Service Type
Control de Gastos: Organización, Presupuesto, Fiscalización, Reducción y Directivas.
Provider Name
Miguel Angel Stucchi Berta,
Area
Sudamérica, Centro y Norteamérica, Europa
Description
Experto en Gestión del Gasto para empresas: Organización de Cuentas, Creación de Presupuesto, Fiscalización del Gasto, Implementación de Directivas y Reducción de Gastos. Email: miguel.stucchi@controldegastos.org
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