Ahorro Gastos de Archivo

Ahorro en Gastos de Archivo y Almacén

Han escuchado alguna vez la frase …”Envíalo al archivo”…

Enviar papeles que nos estorban, documentos antiguos, folletos que nunca vimos, files de reuniones anteriores, publicidad antigua que quizás nos sirva en el futuro, facturas con más de 10 años de antigüedad, y cosas en general que nos cuesta botar, pero que enviándolo todo al “archivo” nos da un alivio en el subconsciente de “lo dejo ahí por sea caso, y no ocupa espacio en mi oficina”. Pero lo que nadie está tomando en cuenta es el costo de ese espacio que ocupa todo este “por sea caso”, el cual no para de crecer y crecer conforme vamos acumulando papeles y no depuramos lo antiguo, sino que sigue allí, “en el archivo”.

Como especialista en Control de Gastos no me había percatado de este detalle, es decir, de la cuenta contable de gastos “Archivo”. Un día revisando el presupuesto de la Línea de Gastos Administración, me di cuenta de que este gasto no bajaba, siempre se presupuestaba simplemente un poco más, y peor aún en las reuniones de control de gestión a menudo se gastaba demás, pero nadie tenía respuesta alguna sobre el tema, por lo que decidí investigar un poco más. Indagando más en profundidad descubrí que el gasto en archivo refería al alquiler de un almacén administrado por una empresa local especialista en almacenaje de documentos, es decir, un archivo gigante. Eran metros y metros cuadrados de anaqueles muy altos con cajas llenas de papeles antiquísimos de hasta más de 40 años que fueron enviados alguna vez allí y olvidados por siempre, es decir, un CEMENTERIO DE PAPELES por el que se pagaba un alquiler que no paraba de subir mes a mes.

Los costos por los que una empresa de almacenaje puede cobrar son los siguientes:

  • Recojo de los “documentos” a almacenar.
  • Costo de las cajas a usar en el almacén, la empresa solo utiliza sus propias cajas
  • Costo por ordenar los documentos en las cajas. En este punto debo resaltar que encontré muchas, pero muchas cajas llenas solo a la mitad, lo cual es un gran negocio para la empresa de almacenaje y mejor aún para ellos como nadie se daba el lujo de auditar las cajas, no había problema.
  • Costo por cordón y número de seguridad que asegura que la caja a cerrar no sea alterada.
  • Alquiler mensual por el espacio que ocupa cada caja, a más cajas más pago de alquiler, recordemos que muchas estaban llenas solo a la mitad, y había cajas de hasta más de 40 años de antigüedad.
  • Algún costo adicional por gastos varios o de mantenimiento.

Luego de visitar el almacén y entender el detalle de lo que se estaba pagando, el siguiente paso era identificar a quién pertenecían estas cajas, es decir, qué área o centro de costo era el responsable de cada caja. Por suerte la empresa de almacenaje mantenía un buen registro de los centros de costo a los que pertenecía cada, por lo que luego de obtener un reporte, concerté reuniones con cada responsable. La primera reacción fue de negación, lo cual me pareció obvio, pero poco a poco fui obteniendo compromisos de ir a visitar el almacén y de registrar las cajas pertenecientes a su centro de costo.

Este fue un trabajo largo de varios meses, pero cada mes pude reportar ahorros inimaginables en gastos de archivo ya que el objetivo de la revisión de las cajas era eliminar lo que no era necesario guardar. Para esto se propuso como política principal:

Todo lo que sea mayor a 10 años de antigüedad sería eliminado inmediatamente.

Luego de eso cada área estaba en la potestad de eliminar y guardar a propio criterio pero obviamente la política era eliminar lo más posible.

El proceso fue un éxito rotundo, se redujo en 70% el gasto de archivo y se implantó como política, visitar anualmente el almacén para verificar que no se guarden papeles o cosas sin importancia para la compañía.

Finalmente, si se desea hacer un eficiente Control de Gastos recomiendo que se verifique y se sepa inmediatamente a dónde se envían todos los documentos que no se desean, se encontrarán grandes sorpresas.

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Control de Gastos: Organización, Presupuesto, Fiscalización, Reducción y Directivas.
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Service Type
Control de Gastos: Organización, Presupuesto, Fiscalización, Reducción y Directivas.
Provider Name
Miguel Angel Stucchi Berta,
Area
Sudamérica, Centro y Norteamérica, Europa
Description
Experto en Gestión del Gasto para empresas: Organización de Cuentas, Creación de Presupuesto, Fiscalización del Gasto, Implementación de Directivas y Reducción de Gastos. Email: miguel.stucchi@controldegastos.org
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