control de gastos directivascontrol de gastos directivas1

Directivas de Control de Gastos

El control de gastos no se puede realizar si no existen directivas que lo respalden, y digo directivas y no políticas, ya que en mi experiencia, una política es una forma de trabajar mas no una obligación como lo es una norma que las personas dentro de una empresa deben cumplir y pueden ser sancionadas por no seguirlas.

No voy a presentar las directivas, ya que me tomó muchísimo tiempo y esfuerzo hacerlas, son el fruto de un benchmarking de 3 empresas del gobierno y 5 empresas privadas internacionales. Pero lo que sí voy a mostrar es el resumen de estas, es decir, sus títulos.

Primero que nada es importante saber directivas de qué debemos tener y estas son:

1.- Directiva de Caja Chica

2.- Directiva de Entregas a Rendir Cuenta

3.- Directiva de Viáticos y Viajes

Estas Directivas presentan la siguiente definición y resumen:

1.- Directiva de Caja Chica.

Refiere a los gastos cubiertos por el Fondo Fijo de Caja Chica que deberán corresponder a desembolsos menudos en apoyo a las labores cotidianas, y que en muchos casos, son de carácter urgente y no planificado. Estos son:

a. Gastos de movilidad incurridos por el desarrollo propio de las actividades laborales cotidianas.
b. Otros gastos diversos de gestión de similar naturaleza y que no representen compra de activos fijos para la compañía.
Estos gastos no deberan superar el 20% del fondo asignado.

En la Directiva de Caja Chica se encuentran los siguientes títulos:

1. Normas Generales
a. Importes
b. Gastos permitidos
c. Gastos prohibidos
d. Gasto máximo por factura
2. Responsabilidades
a. De los responsables de cada caja chica
b. De los usuarios del dinero
c. Del área de Control del Gasto
3. Acerca del Fondo de Caja Chica
a. Apertura de Caja chica
b. Modificación del fondo
c. Cierre de la Caja
4. Normas para la rendición del gasto
5. Reposición del Fondo
6. Funsiones de Control del Gasto
7. Sanciones
8. Gastos Específicos
Anexos

2. Directiva de Entregas a Rendir Cuenta

Refiere a todos aquellos gastos cuyo comprobante de pago no pueda obtenerse sin su previo pago. Estos son:

a. Adquisición de bienes o servicios, entre los que se encuentran aquellos cuyo comprobante de pago no pueda obtenerse sin su previo pago como por ejemplo compra de libros, pago adelantado de eventos, almuerzos de trabajo, gastos de capacitación, regalos u otros sujetos a revisión. Si bien los viáticos de viajes nacionales e internacionales entran bajo la categoría de Entrega a Rendir Cuenta, estos están regidos por la Directiva “Viajes y Asignación Específica para Gastos”.
b. Trámites o requerimientos de información ante entidades del sector público o privado que requieran el pago adelantado para la obtención de la información necesaria.
c. Otros gastos de gestión, debidamente justificados y aprobados por los Responsables del Área y la Gerencia correspondiente.
d. Gastos de movilidad relacionados directamente con la empresa.

La Directiva de Entregas a Rendir Cuenta presenta el siguiente resumen:

1. Normas Generales
a. Gastos permitidos
b. Gastos Prohibidos
2. Responsabilidades
a. De los empleados
b. De cada área
c. Del área de Control del Gasto
3. Normas para la Liquidación de Desembolsos
4. Control del Gasto y las Rendiciones
a. Razón Social
5. Sanciones
6. Gasto específico
7. Aprobaciones

3. Directiva de Viajes y Asignación Específica para Gastos

Refiere a toda asignación de dinero bajo la modalidad de Entrega a Rendir Cuenta a un empleado de la compañia, con el objetivo de solventar los gastos en los que incurra durante un trabajo fuera de la ciudad donde radica. Estos viajes pueden ser nacionales o internacionales.

Esta directiva presenta el siguiente resumen:

1. Criterios Generales para el Gasto
2. Responsabilidades
a. De los empleados
b. De las Gerencias
3. Comisiones de Servicio
a. Viajes Permitidos
b. Viajes Prohibidos
4. Gastos de Viaje
a. Gastos Permitidos
b. Gastos Prohibidos
5. Otros Gastos de Viaje
6. Ejecución de Gastos de Viaje y Viáticos
7. Control de las Rendiciones de Gastos
8. Sanciones
9. Acerca del Gasto
Anexos

Por último es importante repetir lo siguiente: LAS EMPRESAS ESTÁN COMPUESTAS Y DIRIGIDAS POR PERSONAS Y NO POR SOFTWARES, por lo que son ellas las que toman las decisiones.

 

Summary
Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
Service Type
Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
Provider Name
Miguel Angel Stucchi Berta,
Area
Sudamérica, Centro y Norteamérica, Europa
Description
Experto en Asesoría de Control de Gastos para empresas: Organización de Cuentas de Gastos, Presupuesto, Control de Gastos Administrativos y de Giro de Negocio, Reducción de Gasto mediante Ideas para dejar de Gastar.
Deseo saber más sobre Gastos Administrativos
¿Considera que sus Gastos Administrativos son muy altos? o ¿Simplemente desea aprender más a controlar los gastos, organizarlos, presupuestarlos y tener más ideas de ahorro en su empresa?
Odio los Spams. Su email no será vendido ni compartido con nadie más.