El Area de Control de Gastos


Existen muchas versiones sobre quién debe controlar los gastos en la compañía, muchos dicen que Contabilidad, otros dicen que Finanzas, otros que Auditoría, otros dicen que las áreas son lo suficientemente eficientes como para ser controladas y que el área de Control de Gestión de la empresa, que normalmente pertence a Contraloría, por darle un nombre ya que Finanzas puede confundir con Inveriones, solo debe informar los gastos, y no fiscalizarlos literalmente. Otros dicen que los sistemas de sus empresas son muy eficientes y tienen los niveles de aprobación muy bien definidos y no deben perder el tiempo ni gastar recursos en controles adicionales. Adicionalmente a esto se cree mucho en la descentralización del ingreso al sistema de facturas de gastos administrativos, lo cual causa caos, ya que quien analiza la información del sistema es Contabilidad teniendo que interpretar lo escrito por las personas que ingresan gastos al sistema en cada área y que el 90% de las veces no es su funsión principal por lo que no le toman la importancia debida. Uno puede decir, pero para eso existen las capacitaciones, si obvio, pero como repito al no ser su funsión principal, simplemente no les interesa, lo cual hace muy difícil e ineficiente el trabajo del área de Contabilidad, teniendo como dije que interpretar, llamar, preguntar, y ni así lograrán obtener la información correcta y se demorarán muchísimo más de lo planeado tanto en el cierre de cada mes como en el cierre del año.



Al respecto yo opino que todo eso está completamente mal enfocado, Control de Gastos es solo una parte de lo que es la gestión completa de los gastos de una compañía y ni Contabilidad, ni Finanzas, ni Auditoría, ni un software por más potente que sea, ni la descentralización, van a sustituir a personas especializadas, que dedican el 100% de su tiempo en este tema, LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS.

Y aquí un punto muy importante sobre cualquier software que se quiera usar para controlar los gastos: las empresas están compuestas por personas y los softwares están hechos por personas, por lo tanto son las personas quienes toman las decisiones, no los softwares. En mi experiencia de más de 10 años en la gestion de gastos administrativos he podido ver infinidad de veces como con solo una llamada telefónica o un mail se saltan los niveles de aprobación que requieren los softwares y se aprueban gastos totalmente innecesarios y absurdos. Esto ocurre siempre y seguirá ocurriendo justamente porque somos personas y somos quienes tenemos el control.

Ante esto lo que yo recomiendo es la CENTRALIZACION en la gestión completa de los Gastos Administrativos.

De esta forma lo que tenemos que hacer es crear  el área de Gestión del Gasto o como yo la llamo: Interventión del Gasto, ya que lo estaremos atacando por todos los flancos posibles:

  • Presupuesto
  • Control mensual (informativo)
  • Fiscalización
  • Ideas para dejar de gastar

Mediante el siguiente Organigrama:

Control de Gastos

 

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En esta centralización lo que tendremos serán especialistas de Líneas de gastos, es decir, Interventores de Línea de Gasto.

Y sus principales funciones son:

1.- Monitoreo y Comunicación diaria del Gasto Administrativo vs Presupuesto.

2.- Monitoreo y Comunicación diaria del gasto en Activos vs Presupuesto.

3.- Revisión del proceso de ingreso y correcta digitación de facturas al sistema.

4.- Control del correcto gasto e ingreso de facturas al sistema en las provincias (gastos menudos).

5.- Absolución de consultas sobre documentos de gastos enviados a Intervención.

6.- Administración de Contingencias ante directivas

7.- Archivar copias de Impuestos

La distribución de Líneas de Gasto por Interventor se puede realizar de la siguiente manera:

Interventor 1: Marketing, Gastos de Viaje y Aprobación de Pasajes Aéreos

Interventor 2: Administración, RRHH y Movilidad

Interventor 3: Tecnología, Comunicaciones, Logística y Remodelaciones

Interventor 4: Cajas chicas, sustentos de Viajes y Gastos de Representación.

 

 

 

Summary
Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
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Service Type
Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
Provider Name
Miguel Angel Stucchi Berta,
72 Silvermere Road,London-SE6 4QS,
Telephone No.+447846355718
Area
Latinoamérica, España - Europa
Description
Asesoría en Intervención del Gasto para empresas grandes, medianas o pequeñas: Presupuesto de gastos, Control de Gastos Administrativos y Giro de Negocio, Reducción de Gastos mediante Ideas para dejar de Gastar.
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