Ahorro en Gastos de Viaje

Gastos de Viaje

Viajes

Los gastos de viaje son un permanente dolor de cabeza para las empresas, especialmente para aquellas que consideran que es imprescindible hacer que su personal viaje a otra ciudad sea por el motivo que sea y no hacer la reunión vía skype o mediante webinar.

Respecto a los viajes, en mi experiencia de más de 10 años en Control de Gastos he podido identificar que practicamente todas las empresas delegan la compra de los pasajes aéreos y hotel a la secretaria del área, la hace el mismo viajero, o en casos “old fashion” se la delegan a una agencia de viajes. En todos estos casos, en lo que más se piensa es en la comodidad del viajero y lealtad a alguna determinada línea aérea u hotel, también en que encajen los horarios, pero en lo que menos se piensa es en el costo del viaje. Y ¿saben por qué? porque el dinero no sale de sus propios bolsillos, sale de la compañía y además porque controlar gastos no es su prioridad, la secretaria quiere tener contento a su jefe, el jefe quiere estar cómodo y cumplir sus propios objetivos y la agencia de viajes quiere vender más y cobrar comisiones más altas.



Y todo esto sucede debido a que no hay nadie especializado en Control de Gastos y mucho menos Control de Gastos de Viaje.

Gastos de Viaje

Control de Gastos de Viaje

 

Al respecto lo que yo recomiendo es la CENTRALIZACIÓN de la compra de pasajes ya sea aéreos o terrestres y de hotel en un área especializada en Control y Gestión de Gastos con un sub-área especializada en Gastos de Viaje, que no sólo busque los mejores precios sino tambien haga cumplir las directivas de viajes de la empresa.

Esto parecerá redundante o burocrático pero solicito al Controller que esté leyendo que simplemente haga algunos cálculos y verá que tener un especialista en Gastos de Viaje dentro de la compañía por donde tengan que aprobarse todos los viajes incluso los terrestres, le hará ahorrar mucho dinero.

Un ejemplo que recuerdo, ahora como anécdota, pero en ese momento tuve que poner la mano fuerte, fue cuando me llamó el Gerente General Adjunto de la compañía de seguros para la que estaba trabajando, mi buen amigo JB y me dijo …”tengo que volar a esta ciudad el día de mañana, y tú me has puesto en una aerolínea en la que yo no vuelo porque esos aviones se caen. Yo sólo vuelo en esta otra aerolínea”… la historia termina en que JB terminó viajando en la primera aerolínea en la que lo habíamos asignado, él terminó odiándome (temporalmente) y yo me gané un excelente bono y muy buen reconocimiento por parte del Comité de Gerencia poco tiempo después.



Otra idea muy buena, que negociamos en el sur del país, recuerdo, y que logramos un ahorro impresionante, fue comprar por adelantado 10 pasajes aéreos en la misma zona (esto ya estaba en el plan de negocio y presupuestado), de esta forma, así el presupuesto haya sido, digamos 100 dólares por pasaje, cada uno resultó en 40 dólares por dos motivos, compra por volumen y por la anticipación de la compra.

Por lo tanto recuerde, que si desea controlar y reducir los gastos de viaje de su compañia lo mejor es la Centralización de la Gestión de estos Gastos en alguien que tenga dos características principales:

  • Especialista en Viajes
  • Orientado al Control y Reducción de Gastos.

Adios y espero que este artículo haya sido de mucha ayuda.

Escríbame a miguel.stucchi@controldegastos.org

Summary
Control de Gastos: Organización, Presupuesto, Fiscalización, Reducción y Directivas.
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Service Type
Control de Gastos: Organización, Presupuesto, Fiscalización, Reducción y Directivas.
Provider Name
Miguel Angel Stucchi Berta,
Area
Sudamérica, Centro y Norteamérica, Europa
Description
Experto en Control de Gastos para empresas: Organización de Cuentas, Creación de Presupuesto, Control y Reducción de Gastos. Implementación de Directivas. Email: miguel.stucchi@controldegastos.org
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