Gastos Gestionables y No Gestionables

Como comenté en el artículo Gastos Administrativos, para realizar un buen Control de Gastos, estos se pueden dividir en 2 categorías con respecto a quien es el responsable de rendir cuenta por ellos, en lo siguiente:

  • Proponer un presupuesto justo
  • Sustentar por qué se gastó más o por qué se gastó menos.

estas categorías son:

  • Gastos Gestionables
  • Gastos No Gestionables




Gastos Gestionables

Son aquellos en los que el “Gastador” y el “Gestor de la Línea de Gasto” a donde se asigna el gasto (valga la redundancia) tiene acción y responsabilidad directa sobre el.

El gastador puede ser de cualquier área, es decir, puede ser de algún área de Soporte o de algún área de Giro de Negocio, mientras que el Gestor de Línea de Gasto, como ya sabemos pertenece a un área de Soporte determinada (Logística, Marketing, Tecnología, Comunicaciones, Recursos Humanos o Administración General).

Así por ejemplo, la cuenta Fotocopias, pertenece a la Línea de Gasto Tecnología, pero cada área de toda la compañía tiene un presupuesto asignado para fotocopias, por lo que cada área, las que desde ahora llamaremos Centro de Costo, es responsable de gestionar de la mejor manera, su presupuesto asignado para fotocopias, y el Gestor de Línea de Gasto es el responsable hacer que ese presupuesto no sea sobrepasado. Principalmente de 3 maneras:

  • Informando mensualmente el presupuesto utilizado.
  • Negociando con los proveedores mejores contratos, precio, volumen, calidad.
  • Generando permanentemente ideas para dejar de gastar.

En la práctica de Control de Gastos, por lo general, las cuentas gestionables o Gastos Gestionables son:

  1. Gastos de Viaje Nacional
  2. Gastos de Viaje al Extranjero
  3. Imprenta
  4. Cotizaciones
  5. Correspondencia Local
  6. Correspondencia Nacional
  7. Correspondencia al Extranjero
  8. Gastos de Representación y Relaciones Públicas
  9. Movilidad
  10. Útiles de Oficina
  11. Honorarios Profesionales
  12. Impresión y Fotocopia
  13. Telefonía Fija
  14. Telefonía Móvil
  15. Servicio de Archivo
  16. Merchandising (Marketing – Comercial)
  17. Auspicios (Marketing – Comercial)
  18. Estacionamientos (clientes)



Finalmente, sobre Gastos Gestionables puedo decir, que debido a que las decisiones de gastar o no, son realizadas por personas, muchos otros gastos podrían ser considerados también gastos gestionables como por ejemplo Capacitación Descentralizada, que refiere a un entrenamiento sobre un área específica y el Gastador prefiere para su equipo, un curso carísimo, en lugar de uno promedio, ya que considera que es mejor. El Gestor de la Línea de Gasto Recursos Humanos, negociará, pero el gastador pudiendo ser responsable con el dinero sustentará que su preferencia es la mejor, sin importarle cuanto se gasto. Esto significa que si existe una responsabilidad directa por parte de ambos, Gastador y Gestoer de Lína de Gasto. Al final se decidirá lo que se considere mejor para la Compañía.

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Gastos NO Gestionables.

Luego de tener claro qué cuentas contables o cuentas de gastos son responsabilidad directa del gastador, ahora nos encontramos con el grupo de cuentas que quedan, las cuales por concepto teórico, pero que no comparto al 100%, son solamente responsabilidad directa del Gestor de Línea de Gasto, es decir, de las Áreas de Soporte. Estas cuentas pueden ser: Limpieza, Vigilancia, Transmisión de Datos, Licencias de Software, Marketing Institucional, Capacitación, etc., es decir todas las demás cuentas de gasto que no están en la lista de Gastos Gestionables, véase entonces el artículo Gastos Administrativos.

Las cuentas de Gastos No Gestionalbes tienen las siguientes características:

  • Presupuesto asignado solamente a  la Línea de Gasto o Área de Soporte respectiva.
  • Las áreas no responsables de la gestión de ese gasto, tendrán presupuesto cero “0”.
  • Es responsabilidad del Gestor de línea de Gasto explicar el comportamiento de sus cuentas en el tiempo.
  • El presupuesto se asignará en coordinación con el área de Control de Gastos respectiva.

Pensamiento final:

Ninguna cuenta de Gasto No Gestionable es 100% unicamente responsabilidad del Gestor de Línea de Gasto, es decir, todos los colaboradores de la empresa tienen alguna acción directa o de responsabilidad por más mínima que sea sobre todos los gastos de la compañía y siempre pueden hacer algo para que se gaste menos, todo depende del grado de identificación que la persona tiene con la empresa donde trabaja.

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Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
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Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
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Miguel Angel Stucchi Berta,
72 Silvermere Road,London-SE6 4QS,
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Area
España - Europa, Latinoamérica
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Asesoría en Intervención del Gasto para empresas grandes, medianas o pequeñas: Presupuesto de gastos, Control de Gastos Administrativos y Giros de Negocio, Reducción de Gastos mediante Ideas para dejar de Gastar.
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