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Presupuesto de Gastos

La Gran pregunta, ¿Cómo hacer un Presupuesto de Gastos de Administración?, ¿Por dónde comienzo?

Mediante los siguientes pasos:

1.- Identificamos nuestras Cuentas Administrativas de Gastos.

2.- Agrupamos nuestras Cuentas Administrativas de Gastos en Líneas de Gastos, que para este ejemplo serán:

  • Logística
  • Recursos Humanos
  • Marketing
  • Tecnología
  • Comunicaciones
  • Administración General




3.- El responsable de cada Línea de Gasto, a quien llamaremos Gestor de Línea de Gasto, deberá reunirse con todas las áreas de la compañía para coordinar y definir los Gastos de Administración que se realizarán el próximo período (Normalmente este período es el año de enero a diciembre, pero a muchas empresas les gusta hacerlo trimestralmente o semestralmente también) en sus respectivas áreas. A cada área la llamaremos Centro de Costo.

4.- De esta forma crearemos una matriz, que puede ser en Excel, o en algún software de Control de Gastos, donde la columna es la lista de Cuentas de Gastos Administrativos y la fila estará completada por los Centros de Costo que hayamos creado.

5.- No todos los Centros de Costo tendrán presupuesto en todas las Cuentas de Gasto. De esta forma tenemos que los Gastos No Gestionables solo tendrán presupuesto en el Centro de Costo que gestiona dicha cuenta no gestionable.

Por ejemplo, la Cuenta de Gastos Vigilancia, que es una Cuenta No Gestionable y que pertence a la Línea de Gasto Logística, es decir, al área de Logística, cuyo Centro de Costo digamos que es el 333, tendrá el presupuesto total de la companía en la celda que relaciona la columna Vigilancia con la fila 333. Y en todo caso, si vemos la celda digamos 555 que pertenece a Comercial Grandes Clientes, relacionada con Vigilancia, aparecerá en “Cero” porque es un Gasto No Gestionable y el centro de Costo 555 no tiene ninguna gestión sobre ese gasto.



6.- Los Gestores de cada Línea de Gasto deberán reunirse con los líderes de cada Centro de Costo para establecer el presupuesto con el que se trabajará el próximo período en el mayor detalle posible. No se deben aceptar bolsas en las que todo gasto entra a un solo grupo. Quizás en el caso de Gastos de Marketing si se pueda, pero como algo excepcional. Finalmente la comparación Gastos Detallados vs Bolsa de gasto deberá ser de 80/20.

Recuerda:  A mayor detalle, mejor control.

Estacionalidad

Recuerda que el año tiene doce meses y no todos los gastos se presentan de igual forma de mes a mes. Para Realizar un buen Control de Gastos y en este caso un buen Presupuesto de Gastos, deberás saber al detalle el comportamiento de los gastos a lo largo del año. Por ejemplo, en nuestra matriz, en la celda donde se relacionan la Cuenta Gestionable Relaciones Públicas y el Centro de Costo 555 Comercial Grandes Clientes, en el mes de junio quizás haya poco presupuesto asignado, pero en diciembre asignaremos mucho presupuesto  porque se hacen muchos regalos de Navidad, se envían arreglos florales, canastas, etc.

Así también muchas de las Cuentas No Gestionables se encontrarán “flat” a lo largo del año, es decir, se asignará el mismo importe a todos los meses, ya que no existen cambios a lo largo del año, a no ser que desde el comienzo ya sepamos que habrá algún incremento o que hayamos negociado alguna reducción, en este caso de mostrará en los meses debidos.

Crecimiento

Otro tema muy importante a tener en cuenta y por el cual las áreas comerciales siempre critican al Presupuesto de Gastos Administrativos es el crecimiento en ventas que tendrá la compañía a lo largo del año. Para este caso es obligación de las áreas comerciales y bueno, de todas las áreas involucradas, proyectar el crecimiento que tendrán en el año, tanto en ventas, ampliaciones o de cualquier otro tipo, y convertir ese crecimiento proyectado a un crecimiento de gastos de administración, es decir cómo se reflejará ese crecimiento en nuestro Control de Gastos de Administración.

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Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
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Service Type
Intervención del Gasto: Presupuesto, Reducción y Control de Gastos
Provider Name
Miguel Angel Stucchi Berta,
72 Silvermere Road,London-SE6 4QS,
Telephone No.+447846355718
Area
Europa, Sudamérica, Norteamérica, Caribe
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